CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Ces conditions générales sont valables pour toute personne inscrite à la 20ème Conférence sur le SIDA et les IST en Afrique ayant lieu du 02 au 07 décembre 2019 à Kigali, Rwanda. Toutes personnes, personnes accompagnantes, journalistes, orateurs et exposants sont considérés comme des participants.
Inscriptions
Les délais suivants sont valables pour les frais d’inscription :
Date limite d'inscription au tarif préférentiel : 15 avril 2019, 24.00 GMT
Date limite d'inscription au tarif standard : 30 Août 2019, 24.00 GMT
Date limite d'inscription tardive : 30 octobre 2019, 24.00 GMT
Inscription sur site : à partir du 02 décembre 2019
Seuls les formulaires d’inscription complets seront acceptés. Les frais d’inscriptions sont basés sur la date de la réception du formulaire d'inscription et le paiement intégral, conformément aux délais susmentionnés. Passées les dates limites, le tarif applicable suivant, sera automatiquement appliqué. L’inscription sera confirmée uniquement après réception complète des frais d’inscription.
Date limite de pré-enregistrement : 30 octobre 2019, 24.00 GMT
Après expiration du délai des inscriptions en ligne, les inscriptions ne seront acceptées que sur le site de la conférence.
Si la capacité maximum d’inscrits est atteinte, les organisateurs se réservent le droit de refuser toute inscription supplémentaire.
L’âge minimum pour s’inscrire à la Conférence en tant que participant est de 18 ans. Les participants doivent pouvoir présenter à tout moment une carte d'identité officielle indiquant leur âge.
Les frais d’inscription pour les participants comprennent l’entrée à toutes les sessions de la conférence, l’exposition, l’exposition de posters, la cérémonie d’ouverture et de clôture.
Les frais d’inscription pour les personnes accompagnantes comprennent l’entrée au centre des congrès, la cérémonie d’ouverture et de clôture. L’entrée à l’exposition, aux sessions posters et autres séances de la Conférence n’est pas inclus. Un maximum d’une personne accompagnante par participant peut être enregistré.
Les représentants de presse sont priés de s’inscrire en ligne via le système d’inscription. Il n’y a pas de frais d’inscription pour les représentants presse accrédités.
Les représentants de presse sont priés de fournir les documents annexes suivants afin de prétendre à la validation de leur inscription:
1. attestation de l’ordre de mission
2. copie de la carte de presse de l’inscrit
3. copie du passport de l’inscrit
L’envoi des documents susmentionnés est obligatoire non seulement pour le chef d’équipe mais également pour tous les membres de l’équipe.
Tous les certificats fournis seront soigneusement vérifiés par le secrétariat d’organisation de la Conférence ICASA 2019 et d’autres informations, pourront être demandées par le pays hôte avant l’obtention de l’accréditation.
Votre inscription ne sera validée qu’après l’envoi et la vérification des attestations susmentionnées. Le nombre d’accréditation presse étant limité, le secrétariat de la Conférence ICASA 2019 se réserve le droit de refuser l’accréditation.
Dès réception de la lettre de confirmation d’ICASA 2019, vous devrez remplir une demande d’accréditation auprès de l’agence chargée de la communication du gouvernement du Rwanda. Le formulaire à remplir est à télécharger sur le site internet de la conférence.
Veuillez noter également qu’une liste de votre équipement doit être soumise à l’agence gouvernementale chargée de la communication afin de faciliter les procédures de dédouanement à l’entrée et à la sortie du pays. Le formulaire officiel du gouvernement peut également êtretéléchargé sur le site internet de la Conférence.
Inscription de groupe
Pour une inscription de 10 participants ou plus, prière remplir le formulaire d’inscription de groupe en ligne ainsi que le document Excel ICASA 2019_Group Registration_Name List_Template (à remplir avec les informations individuelles de chaque membre du groupe ) en ligne, et les renvoyer au département des inscriptions à l’adresse suivante registration@icasa2019rwanda.org
Dès réception du formulaire dûment rempli, vous recevrez une facture pro-forma. Merci de respecter la date limite pour envoyer la liste dûment remplie. Nous vous rappelons que la totalité du paiement doit être effectué avant la date limite de la catégorie dans laquelle vous souhaitez vous inscrire. Prière, scanner et envoyer la preuve de paiement à : payment@icasa2019rwanda.org.
Le département des inscriptions ICASA 2019 ne sera en aucun cas responsable de double inscription d’un participant ou d’un groupe par une autre entreprise ou organisation.
Tout paiement effectué n’est pas remboursable
Kit de Conférence
Pour toute inscription et paiement faits avant la date limite d’inscription au tarif préférentiel, le kit de conférence sera disponible aux participants et orateurs. Néanmoins pour les inscriptions tardives ou en cas d’absence de paiement après la date limite au tarif préférentiel, le secrétariat de ICSA 2019 ne peut garantir la disponibilité du kit. Le kit de la Conférence sera disponible sur site au comptoir d’inscription.
Modes de paiement
Les paiements doivent être uniquement effectués en USD ($), suivant les modes de paiement ci-dessous :
- Paiement effectué par carte de crédit (Visa, Mastercard et American Express), les participants doivent remplir les parties concernées du formulaire d’inscription.
- Paiement effectué par virement bancaire à la banque suivante:
Nom de la Banque: |
ECOBANK GHANA LIMITED |
Agence: |
A&C SHOPPING MALL, EAST LEGON |
Adresse: |
PMBGPO ACCRA – GHANA |
Nom du compte bancaire: |
SOCIETY FOR AIDS IN AFRICA-ICASA Registration |
Numéro du compte bancaire: |
015 103 442 477 0901 |
Ecobank Code Swift: |
ECOCGHAC |
Ecobank banque correspondante: |
DZ BANK, FRANKFURT GERMANY |
Code Swift banque correspondante: |
GENODEFF |
Référence: |
Numéro de participant, nom, ICASA 2019 |
Code banque: 13-01-00
Code agence: 13-01-07
Merci de noter que tous les frais bancaires de paiement sont à la charge de l’ordonnateur.
Les chèques ne sont pas acceptés.
Lettre de confirmation
Une lettre de confirmation vous sera envoyée par le service inscriptions ICASA 2019 après réception de votre inscription complète et du paiement correspondant. Les participants doivent présenter cette lettre de confirmation a la conference comme preuve de leur inscription.
Lettre d’invitation
Les personnes ayant besoin d'une lettre d’invitation peuvent en faire la demande auprès du département inscription de la Conférence ICASA 2019. Pour recevoir cette lettre, les participants doivent tout d’abord s’inscrire à la Conférence et avoir effectué leur paiement complet. Les lettres d’invitation ne seront pas envoyées après la date butoir des inscriptions au tarif standard.
La lettre d’invitation n'engage financièrement en aucun cas les organisateurs. Le participant est seul responsable de toutes les dépenses relatives à sa participation.
Visa
Il est de la seule responsabilité du participant d'effectuer les démarches nécessaires en matière de visa.
Pour toute application de visa veuillez-vous rapprocher de l’ambassade de Rwanda dans votre pays ou consulter le site…. suivant. Les organisateurs ne contacteront en aucun cas les ambassades au nom et pour le compte des participants.
Certificat de participation
Les participants réguliers pourront obtenir un certificat de participation. Celui-ci pourra uniquement être obtenu dans la zone désignée au centre de conférence.
Changement de nom d’inscription
Des frais de gestion de 60 USD($) seront facturés pour tout changement de nom sur une inscription pré-existante. Un nouveau formulaire d’inscription devra être rempli ainsi qu’une preuve pour un tarif réduit si nécessaire. Les changements
de nom ne seront acceptés que jusqu’à la date butoir des pré-inscriptions en indiquant clairement le nouveau et l’ancien nom. Après la date butoir des pré-inscriptions, tous les changements de nom doivent être faits sur place.
Perte du badge nominatif
Le port du badge nominatif est obligatoire pendant toute la durée de la Conférence. L’accès au centre de conférence ne pourra être garanti sans badge nominatif. Si un participant perd, égare ou oublie son badge nominatif des frais supplémentaire de 60 USD ($) lui seront facturés pour l’obtention d’un nouveau badge. Dès l’édition du nouveau badge, le badge perdu sera invalide.
Annulation d’une inscription
Toute annulation doit être faite par écrit et envoyée au département inscription ICASA 2019 par e-mail ou par fax.
Aucun remboursement ne sera accordé en cas d’annulation.
Modification du programme de la Conférence
Les organisateurs se réservent le droit de modifier le programme, ce dernier sera publié à titre indicatif.
Annulation de la conférence
Au cas où la Conférence ne pourrait être tenue ou devrait être repoussée en raison d’événements indépendants de la volonté des organisateurs (force majeure) ou bien en raison de faits qui ne peuvent être attribués à une intention préjudiciable ou à une négligence grave de la part des organisateurs, ceux-ci ne peuvent être responsables par les participants en cas de dommages, de pertes ou de coûts, tels que des frais de transport, d’hôtel ou des pertes financières, etc.
Dans ces circonstances, les organisateurs de la Conférence se réservent le droit, soit de retenir le montant total des frais d’inscription et de l’utiliser pour une Conférence à venir, soit de rembourser le participant après avoir déduit du montant les coûts déjà investis dans l’organisation de la Conférence et qui ne pourraient être remboursés par une tierce personne.
Protection et transmission des données personnelles
La collecte, le traitement (incluant l’enregistrement des données, les changements, la transmission, le verrouillage et la suppression) et l’utilisation de toutes les données personnelles de l’inscription sont mis en œuvre dans le respect des dispositions légales relatives à la protection des données.
Le secrétariat de ICASA 2019 collecte et conserve les données personnelles pour la préparation et la mise en œuvre de la 20ème Conférence sur le SIDA et les IST en Afrique.
Lors de votre inscription, vous êtes invité à remplir le formulaire en ligne et à indiquer les informations suivantes : nom, adresse, adresse mail, numéro de téléphone ainsi que vos préférences de réservation. Ces informations sont indispensables pour faciliter votre inscription (notamment pour l’envoi de la confirmation de réservation).
Si vous décidez d’effectuer le paiement par carte de crédit, les détails de la carte de crédit (à savoir : type et numéro de carte de crédit, code de sécurité, date d’expiration, nom du titulaire de la carte) vous seront également demandés.
Toutes ces informations seront traitées et enregistrées.
Afin de garantir et de protéger les données que vous nous avez transmises, les informations sont transférées au moyen d’un serveur sécurisé, qui crypte toutes vos données personnelles et de carte de crédit. La méthode de cryptage utilisée est le standard technologique industriel « Transport Layer Security (TLS)». Notre certificat TLS nous a été délivré par utn.usertrust.com.
En outre, des procédures de sécurité technique et de personnel ont été mises en place pour limiter l’accès aux données personnelles et leur utilisation. Seuls les employés autorisés peuvent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions liées à nos services.
Notre serveur et notre réseau sont protégés par des pare-feux et nous avons mis en place un système d’alarme qui détecte et gère les intrusions et/ou les abus sur notre serveur.
Les détails de votre carte de crédit seront conservés le secrétariat de la conférence pendant trois mois après la date de la Conférence.
En outre, les organisateurs de la conférence peuvent périodiquement partager les détails des coordonnées personnelles avec des tiers, qui pourront être amenés à contacter les participants concernant des activités proposées lors de la conférence ou transmettre des informations qui pourraient les intéresser.
Par conséquent, les données pourront être transmises aux tiers à moins que le participant ne s’exprime contre. Vos coordonnées complètes ne seront transmises que si :
- vous donnez votre consentement explicite,
- un tiers prouve aux organisateurs de la conférence que vous avez violé les droits de ce tiers et demande ainsi la divulgation de vos coordonnées, ou
- les organisateurs de la conférence sont obligés de transmettre vos données en raison par exemple d’une demande officielle ou d’une procédure judiciaire.
Les participants peuvent utiliser le code barre de leur badge nominatif comme carte de visite afin de transmettre toutes leurs coordonnées personnelles à un exposant de la Conférence ou un organisateur de satellite. Dans ce cas, vous décidez de la personne à qui vous donnez vos informations. Veuillez noter que, le fait de permettre un organisateur d’un satellite de scanner votre code barre à l’entrée d’un satellite, implique automatiquement votre consentement au transfert de données de l'organisateur vers l'entreprise, qui pourra alors vous contacter en utilisant ces informations.
Autorisation d’utilisation de l’image d’une personne en termes de matériel photographique, vidéo ou audio pour la documentation de l’événement ou sa couverture médiatique
En acceptant ces termes et conditions générales, le participant à l’événement se déclare explicitement consentant à la création d’images, films et documents sonores le représentant produits dans le cadre de la 20ème Conférence sur le SIDA et les IST en Afrique et autorise leur exploitation, partage et publication à des fins de documentation et de communication, notamment sur les réseaux sociaux [Twitter, Skype, Facebook], et ce sans contrepartie financière.
Principes et Valeurs de Participation
En participant à la 20ème Conférence sur le SIDA et les IST en 2019, les participants acceptent et se conforment aux principes et valeurs de participation à la Conférence ICASA 2019. Les organisateurs de la Conférence se réservent le droit de confisquer le badge nominatif de la conférence et par conséquent refuser l’entrée à quiconque ne respectent pas ces principes.
ICASA considère la liberté d’expression comme principe essentiel dans la lutte contre le SIDA et dans la promotion de la participation aux conférences qu’elle organise. Les efforts combinés des acteurs dans les secteurs publics et privés ainsi que ceux de la société civile sont requis afin de stopper et endiguer la pandémie du SIDA. L’activisme et la promotion contribuent à accroître l’engagement, la politique et la pratique qui ont pour seul but de mettre fin à cette épidémie.
Le droit de participer à une conférence ICASA est fondamental afin d’assurer un dialogue ouvert entre les parties prenantes. ICASA encourage le débat et le dialogue entre tous les participants a la conférence (sponsors, orateurs et conférenciers, chercheurs et scientifiques, communautaires, leaders et médias) ce qui constitue un élément clé de participation. Les protestations pacifiques ont toujours représentées et seront toujours un élément fondamental de participation aux conférences. ICASA s’oppose à la destruction de la propriété ou à l’utilisation de la force physique par la menace, de quiconque (seul ou en groupe) pendant la Conférence. ICASA s’oppose également à toute interruption d’une session ou d’une réunion satellite qui entrainerait l’impossibilité d’un dialogue ou d’un débat.
Responsabilité
Les organisateurs de la Conférence ne peuvent être tenus responsables que dans le cadre de l’obligation légale de diligence d’un commerçant avisé, il en est de même pour les prestataires mandatés. Le participant prend part à la Conférence à ses risques et périls. Les accords oraux n’ont pas de valeur contractuelle tant qu’ils n’ont pas été confirmés par écrit par les organisateurs de la Conférence.
Exécution du contrat et juridiction
Ce contrat est soumis à la législation d’Accra, Ghana. Les termes de ce contrat doivent être exécutés à Kigali, Rwanda et en cas de conflit émanant de l’une ou l’autre des parties le tribunal d’Accra, Ghana, est seul compétent.
Clause salvatrice
Si l’une des clauses de ces conditions générales de participation à la conférence s’avérait être nulle ou non applicable, la validité des conditions générales restantes n’en serait pas affectée. Les parties contractantes sont tenues de coopérer afin de remplacer la clause nulle ou non applicable par une clause valable adéquate. Cette disposition s’applique également à d’éventuelles lacunes dans ces conditions générales de participation à la conférence.
