INSCRIPTION DES MEDIAS ET REGLES GENERALES
Tous les journalistes étrangers sont invités à soumettre de toute urgence à (media@icasa2019rwanda.org) la liste complète de tous les équipements qu’ils apporteront au Rwanda, y compris les numéros de série.
Veuillez télécharger le formulaire du Permis de communication ci-dessous afin de faciliter votre entrée au Rwanda.
L’inscription des représentants des médias leur donne accès à toutes les sessions de la Conférence, à l’aire d’exposition, à l’ouverture et à la clôture de la Conférence et également à la Médiathèque. Les sacs et les documents de la Conférence ne sont pas distribués aux médias.
Veuillez noter que l’inscription des medias à ICASA 2019 Rwanda est clôturée.
Les représentants de la presse venant au Rwanda avec un équipement vidéo professionnel sont priés de prendre une «Autorisation Temporaire» afin de faciliter les formalités douanières à la frontière. Le non-respect des procédures douanières rwandaises pourrait entraîner un retard dans l’acheminement de l’équipement.
Confirmation d’inscription
Une confirmation d’inscription sera envoyée par courriel après que le Département d’Inscription de ICASA 2019 ait reçu le formulaire dûment rempli accompagné du paiement correspondant (le cas échéant) et que les pièces du requérant aient été vérifiées et approuvées. Cette lettre qui prouve votre inscription pourrait vous être réclamée au comptoir d’enregistrement.
Noter que l’accès à la Médiathèque ne sera pas possible sans cette identification.
Inscription sur Place
La plupart des journalistes vont terminer l’accréditation avant le démarrage de la Conférence. Toutefois, un bureau d’accréditation sur place sera disponible dans l’aire d’inscription située au rez-de-chaussée. Les heures d’accréditation sur place sont les suivantes:
Lundi 02 décembre |
12:00 – 16:00 |
Mardi 03 décembre |
06:30 – 16:00 |
Mercredi 04 décembre |
06:30 – 20:30 |
Jeudi 05 décembre |
06:30 – 20:30 |
Vendredi 06 décembre |
06:30 – 20:30 |
samedi 07 décembre |
07:00 – 15:00 |
Les journalistes sont invités à s’inscrire en ligne avant la Conférence afin d’éviter les longues heures d’attente lors de l’inscription sur place.
Changement de nom d’inscription
Il n’est pas possible de changer le nom d’une inscription préalable de média. L’ancienne inscription sera annulée et le nouveau représentant devra s’inscrire et soumettre les pièces requises.
Badge Electronique
Tout participant, les représentants des médias inclus, recevra un badge officiel pour la Conférence. Ce badge qui ne peut être transféré, doit être porté à tout moment au cours de la Conférence. Si, pour quelque raison, le badge d’un participant devrait être utilisé par une autre personne, le titulaire sera entièrement responsable des conséquences des actes de cette dernière. L’accès aux salles de session et de conférence n’est permis que sur présentation du badge. Pour des raisons de sécurité, votre badge est scanné à l’entrée de la salle de conférence.
Tout journaliste accrédité doit se faire enregistrer au comptoir médiatique à son arrivée à la salle de Conférence. N’allez pas directement au centre de média car l’accès ne sera pas possible sans un badge.
Le badge peut être utilisé par les participants comme une carte de visite électronique au niveau des stands d’exposition et à l’entrée de certaines sessions satellites pour fournir des coordonnées aux exposants.
Perte du Badge
Le badge doit être porté à tout moment pendant la Conférence. L’accès aux différentes salles de la Conférence est autorisé sur présentation d’un badge en bonne et due forme. Si un représentant des médias perd, égare ou oublie son badge, il paiera un montant de 60 dollars US pour se faire établir un autre. Le badge perdu n’est plus valide dès la remise du nouveau au requérant.
LES RESTRICTIONS DE LA CONFERENCE
A l’instar de la plupart des conférences scientifiques médicales, tous les résumés de ICASA 2019 sont remis aux participants et aux médias suivant une politique de stricte restriction. Une liste détaillée des restrictions selon les types de résumés est disponible ci-dessous. Tous les participants réguliers, les présentateurs et les médias sont priés de respecter cette politique.
Résumés Oraux
Les informations des résumés oraux ne peuvent pas être publiées ou présentées avant le début de la session de ICASA 2019 pendant laquelle les résumés seront présentés.
Résumés Oraux et Résumés en Affiches d’Exposition
Les informations sur les posters oraux et les résumés en affiches d’exposition ne peuvent pas être publiées ou présentées avant 10h (heure de Rwanda), le Mardi 03 décembre 2019.
Brèches d’embargo pour les Journalistes
Les médias ont un accès préalable aux diapositives des orateurs ainsi qu’au matériel décrit ci-dessus. Toutefois l’accès est accordé uniquement aux médias sur place lors de la Conférence et les mêmes règles s’appliquant, l’information dans les diapositives de haut-parleurs ne peut pas être référencée ou publiée avant le début de la présentation.
La violation des dispositions par un journaliste conduira à une ou plusieurs des sanctions suivantes:
- ● La saisie immédiate des pièces d’identité du journaliste
- ● L’interdiction de son accès aux salles de réunion
- ● La suppression de son nom de la liste des médias de ICASA pour deux (02) ans
- ● Le refus de sa participation à la prochaine conférence ICASA
Toute violation par les médias sera portée à l’attention de la Commission d’Embargo Médiatique. Si vous avez des questions, contacter l’équipe de Communication de ICASA 2019 à media@icasa2019rwanda.org.
ACCES AU CONTENU DES RESUMES
L’affichage des textes des résumés sur le Programme Récapitulatif est maintenant échelonné afin de refléter le chronogramme des restrictions mises à jour de la conférence. Cependant, tous les délégués pourront visualiser les textes des résumés à l’aide d’un CD-ROM à partir du mardi 03 décembre à 17h30.
Les délégués qui souhaiteraient utiliser le Programme Récapitulatif pour voir les résumés pourront toujours le faire après avoir reçu un nom d’utilisateur et un mot de passe à la médiathèque.
ACCES AUX PRESENTATIONS DES ORATEURS
Les délégués des médias pourront avoir accès aux présentations PowerPoint des orateurs. Le nom d’utilisateur et le mot de passe leur seront communiqués à la médiathèque.
ACCES DES MEDIAS
Tout média accrédité par le Secrétariat de la Conférence pourra accéder gratuitement à la médiathèque. Les médias inscrits auront accès à toutes les sessions et les expositions, y compris les sessions d’ouverture et de clôture.
Par moments, certaines zones de la Conférence pourraient être limitées d’accès pour des raisons d’espace ou de sécurité. La couverture des zones d’accès restreintes se fera donc par vagues, tandis que les journalistes sélectionnés seront escortés par le personnel de la Conférence.
Toutes les sessions sont ouvertes aux journalistes. Mais, pendant certaines sessions, il pourrait y avoir interdiction d’enregistrement (sonore et/ou vidéo), de photographies pour des raisons d’anonymat de certains orateurs. Les locaux du Secrétariat de la Conférence sont interdits aux journalistes.
Accès aux installations et aux cabines (audio/vidéo)
Un espace est réservé aux photographes et cameramen dans la salle de Session 1 où se tiendront les sessions plénières, les cérémonies d’ouverture et de clôture. Cet espace est à l’avant de la scène. Une installation caméra sera disponible dans la salle de conférence de presse de la médiathèque.
L’occupation de l’espace à l’avant de la scène et l’utilisation de l’installation caméra dans la salle de conférence de presse sont faites sur la base de premier arrivé, premier servi. Une table de mixage audio sera également disponible à ces endroits.
Accès interdit à la Salle des Séropositifs
La Salle des Séropositifs (salon pour les personnes vivant avec le VIH) est interdit aux journalistes. Mais si un journaliste est porteur du VIH, il pourra entrer dans la salle non pas en tant que journaliste, mais en tant que PVVIH. Il est important de noter que les journalistes doivent respecter l’intimité de la salle des séropositifs. Si vous souhaitez interroger une PVVIH, veuillez prendre attache avec le Bureau d’Information à la médiathèque qui contactera les ONG et la Salle dans le but de vous arranger des entretiens.
IMPORTANT! Protection de la Confidentialité des Personnes Vivant avec le VIH/Sida |
LA MEDIATHEQUE SUR LE SITE
Il est fortement conseillé aux délégués des médias d’apporter leur propre ordinateur portable. Cependant, les organisateurs de la Conférence mettront à leur disposition quelques appareils de travail.
La médiathèque répond aux besoins d’impression et de radiodiffusion pour les journalistes couvrant ICASA 2019. Elle met également à la disposition des journalistes inscrits, des appareils de travail, la connexion internet, des connexions RNIS, des imprimantes et des photocopieurs pour un nombre limité de photocopies. Un service d’interprétation multilingue y est disponible pour aider les journalistes dans l’éditorial, le support technique et la logistique. Une salle pour les interviews et une salle de conférence de presse y sont prévues pour le briefing quotidien officiel.
Situation Géographique
La médiathèque est située à …… (Voir plan de la salle de Conférence).
Heures d’Ouverture
Les activités commencent dans la médiathèque le lundi 02 décembre 2019 à 15 heures. La médiathèque est accessible de 08 heures à 20 heures 30 (fermée le samedi 7 Décembre à 16 :00). Le personnel y travaille chaque jour de 08 heures à 20 heures.
Accessibilité
La médiathèque est exclusivement réservée aux journalistes accrédités à la Conférence. Si un journaliste doit faire une interview à un délégué non-média à la Conférence, il le reçoit à l’entrée de la médiathèque. Les personnes à interroger non accompagnées ne pourront pas accéder à la médiathèque. À l’issue de l’entrevue, veuillez raccompagner la personne jusqu’à l’entrée de la médiathèque.
Bureau d’Information des Médias
Un bureau d’Information des médias à l’entrée de la médiathèque aidera les journalistes à avoir des renseignements généraux. Un personnel de communication multilingue sera sur place pour aider les journalistes et pour faciliter les entretiens avec les responsables de la Conférence avant et pendant l’événement.
Pour réduire l’utilisation du papier, les journalistes sont invités à ne faire des impressions que si c’est strictement nécessaire. L’ensemble de ces documents (ainsi que beaucoup d’autres, tels que les présentations) seront également disponibles par voie électronique et via le Programme Récapitulatif.
Retenez que les retards sont parfois inévitables malgré tous les efforts consentis pour sortir à temps les communiqués de presse. Nous implorons votre patience, le cas échéant.
Les Photos
La couverture photographique de la Conférence est disponible. Des photos de haute résolution seront disponibles pour téléchargement sur le site web de la médiathèque: www.icasa2019rwanda.org.
Les Vidéos
Les sessions clés seront enregistrées et rendues disponible via le Programme Récapitulatif.
Communiqués de Presse et Matériel
Des tables sont disponibles dans la médiathèque pour exposer les communiqués de presse et des documents produits par des tiers (organismes autres que la Conférence elle-même).
La Salle de Conférence de Presse
La médiathèque est dotée d’une salle de conférence de presse. Cette salle pourrait être utilisée par des tiers, lorsqu’elle n’est pas utilisée par les organisateurs de la Conférence (c’est-à-dire toutes les autres parties à savoir les présentateurs, les ONG, les Organisations et Organismes Internationaux et/ou les représentants d’industries).
Un calendrier quotidien des conférences de presse est produit sur le site web www.icasa2019rwanda.org et dans votre dossier de presse distribué à l’enregistrement sur place. Les mises à jour seront affichées sur le tableau de la médiathèque. Seuls les membres accrédités des médias et les orateurs pourront assister à des conférences de presse.
La Salle des Orateurs
Outre la salle de conférence de presse, une petite salle de réunion dénommée «Speakers’ Corner», est disponible. Cette salle idéale pour les conférences de presse sur des sujets très spécifiques, peut accueillir jusqu’à 20 personnes.
Un créneau de 45 minutes dans le «Speakers’ Corner» (les mardi 03 décembre et samedi 07 décembre de 10h30 à 15h) peut être réservé à l’avance en envoyant un message à media@icasa2019rwanda.org avec le titre de votre événement, la date et l’heure de votre créneau horaire, ou vous le faites directement sur place. Les réservations seront accordées sur la base du premier arrivé, premier servi.
Les Conférences de Presse Officielles
Une conférence de presse d’ouverture officielle qui présentera les conférenciers de la session d’ouverture, aura lieu avant la Conférence, le lundi 02 décembre à 16 heures. A 14h15 du mardi au samedi, les organisateurs de la Conférence tiendront une conférence de presse mettant en exergue les conférenciers des plénières du jour et d’autres orateurs des sessions extraordinaires. Toutes les conférences de presse officielles seront en français et en anglais
Installations de Radiodiffusion
Les radiodiffuseurs sont tenus de prendre leurs propres vidéos et d’obtenir le son à partir de la table de mixage des salles de session et de la salle de conférence de presse.
Electricité
Le courant électrique est de 220 volts et 240 volts en courant alternatif (AC) au Rwanda. Assurez-vous que vous avez acheté un transformateur si nécessaire. Les transformateurs internationaux ne seront pas disponibles à la médiathèque.
MÉDIATHÈQUE EN LIGNE
Au cours de la Conférence, la médiathèque en ligne proposera des liens vers des vidéos des sessions et des conférences de presse, des photos, des présentations, des discours et des communiqués de presse. L’accès à d’autres informations telles que les résumés, les diapositives de la présentation, les actualités, les rapports et résumés des séances scientifiques sera également possible sur le site web.
AUTRES INFORMATIONS UTILES
LA LANGUE
Les langues officielles au Rwanda sont : le Kinyarwanda, l’Anglais, le Français et le Swahili. Toutefois, la Conférence se fera dans les deux langues que sont l’Anglais et le Français.
LES TRANSPORTS
De l’aéroport au lieu de la Conférence
La distance entre le Centre de Convention de Kigali et l'aéroport international de Kigali est 3,41 miles (5,49 km). Environ 11 minutesde route.
Par Taxi
L'aéroport international de Kigali propose un service de taxi disponible 24h / 24. Les prix sont fixés en fonction de la destination. Le trajet peut durer 11 minutes selon le trafic.
Déplacement à l’intérieur du Rwanda
En Taxi
Les délégués sont encouragés à prendre les taxis avec compteur ou à vérifier le prix avant de monter. Les embouteillages à Kigali sont rares, mais ils peuvent exister surtout pendant les heures de pointe.
NB : Des suppléments s'appliquent souvent après minuit.
En Bus
Les bus ICASA 2019 seront disponibles à l’aéroport.
LES BANQUES ET LA MONNAIE
L'unité monétaire du Rwanda est le franc rwandais (RWF). ). Les banques ouvrent du lundi au vendredi de 08h00 à 15h00 et les samedis de 09h00 à 12h00. Les échanges peuvent se faire dans les banques. Les distributeurs automatiques de billets sont situés dans les principales agences des banques, dans la plupart des centres commerciaux et les aéroports. Les achats sont souvent effectués en RWF.
LA RESTAURATION ET LES BOISSONS
Les délégués sont priés de ne pas boire l’eau du robinet au Rwanda. Il y a une variété de cultures dans la ville ; ce qui permet de trouver des restaurants pour tous les goûts sur le lieu de la Conférence.
LA SECURITE AU RWANDA
En général, le Centre de Convention de Kigali est très sécurisé. Toutefois, les précautions habituelles de voyage s’y appliquent. La fraude sur les cartes de crédit étant un problème croissant de par le monde, utilisez vos cartes seulement dans des établissements reconnus et garder soigneusement le numéro de votre carte.
En général, que vous soyez dans une région proche ou non du lieu de la Conférence, il est nécessaire d’observer les règles de bon sens suivantes:
- ● Evitez d’aller dans des endroits de la ville que vous ne connaissez pas
- ● Déplacez-vous toujours avec quelqu’un ou en groupe
- ● Prenez garde aux pickpockets
- ● Evitez d’avoir sur vous de grosses sommes d’argent; gardez juste sur vous ce dont vous aurez besoin
- ● Faites toujours savoir votre position et si possible, avoir un téléphone portable sur vous,
- ● Ayez toujours sur vous votre pièce d’identité (une copie de votre passeport), ainsi que des informations sur votre hôtel.
LE FUSEAU HORAIRE ET LES APPELS TELEPHONIQUES
Le Rwanda a la même heure que celui du Greenwich Mean Time (GMT) (UT+0).
Les numéros de téléphone d’urgence: TBD. Les appels sur l’Union Européenne et le GSM standard 112 numéro d’urgence sont automatiquement acheminés à 999 opérateurs.
Pour appeler le Rwanda de l’extérieur, tapez + 250 suivi du numéro de téléphone. Pour les appels internationaux depuis le Rwanda, tapez le code du pays concerné suivi du numéro de téléphone. Pour les appels fixes internes au Rwanda, tapez l’indicatif régional suivi du numéro de téléphone.
TAXES ET POURBOIRES
Une taxe de 15% (TPS) est appliquée sur les biens et les services. La culture de pourboire n’est pas pratiquée au Rwanda. Donner le pourboire ou pas dépend entièrement de vous. La plupart des hôtels et grands restaurants applique un taux de 6% sur les frais de service.
INFORMATIONS SUR L’EQUIPE DE COMMUNICATION DE ICASA 2019
Noter que la dernière mise à jour des coordonnées à savoir le numéro de téléphone de la médiathèque, sera disponible sur le site ICASA 2019 page de la médiathèque peu avant le début de la Conférence.
