Information générale sur ICASA 2019
La 20e Conférence Internationale sur le SIDA et les Infections Sexuellement Transmissibles en Afrique se déroulera à Kigali, Rwanda au Centre de Convention de Kigali. L’adresse complète du lieu est la suivante:
Autoroute KN5, non loin du rond-point KG2 ;
Environ 6 km à l’ouest de l’aéroport international de Kigali.
Veuillez-vous référez au plan du site dans le programme de poche de la conférence. Nous espérons que cela vous aidera au cours de vos déplacements sur le site.
Si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez besoin d’informations complémentaires, veuillez vous référer à un membre du personnel ou à un bénévole ou visitez notre Bureau d’Information Générale qui se trouve dans l’aire d’inscription au rez-de-chaussée.
Certificat de présence
Village Communautaire
Le Village Communautaire est un élément indissociable et dynamique du programme de ICASA. Situé sur l’esplanade du parking (voir le plan du site), le Village Communautaire est ouvert aussi bien aux participants inscrits pour la conférence qu’au grand public.
Le Village abritera des discussions communautaires : conférences/débats/ateliers et donnera aux participants la possibilité d’interagir avec des leaders, politiques, scientifiques, communautaires lors des activités des ONG tout au long de la conférence sur la Scène Principale. Une autre activité du village communautaire est l’espace d’exhibition des ONG. Les participants et les visiteurs sont encouragés à visiter les aires d’exposition du Village et les zones de réseautage.
La cérémonie officielle d’ouverture du Village Communautaire débutera le lundi 02 décembre 2019 à 16:00 au Centre de Convention de Kigali. Pour plus d’informations, consulter la documentation dans votre sac de participant.
Heures d’ouverture du village communautaire:
| Lundi 2 décembre: | 14:00 – 17:00 |
| Mardi 3 décembre | 10:15 – 19:00 |
| Mercredi 4 décembre | 10:15 – 19:00 |
| Jeudi 5 décembre | 10:15 – 19:00 |
| Vendredi 6 décembre | 10:15 – 19:00 |
Inscription à la Conférence
L’aire d’inscription se trouve sur l’esplanade du parking et est clairement indiquée sur le plan de la conférence.
Heures d’ouverture:
| Lundi 02 décembre | 10:00 – 16:00 |
| Mardi 03 décembre | 7:00 – 19:00 |
| Mercredi 04 décembre | 7:00 – 19:00 |
| Jeudi 05 décembre | 7:00 – 19:00 |
| Vendredi 06 décembre | 7:00 – 19:00 |
| Samedi 07 décembre | 7:00 – 12:15 |
Les participants à la conférence doivent porter leur badge en permanence afin de pouvoir accéder aux salles de sessions et à l’aire d’exposition. Les bénévoles de la conférence et le service de sécurité du site ne permettront à personne d’accéder au site de la conférence sans un badge valide. Si vous perdez votre badge, veuillez contacter le Bureau d’Inscription. Les badges de remplacement vous seront délivrés au prix de 60 $ par badge (y compris la TVA).
Les accompagnateurs d’adultes sont autorisés à accéder aux cérémonies d’ouverture et de clôture. Seuls les enfants (moins de 18 ans) inscrits comme accompagnateurs seront admis à toutes les sessions de la conférence.
Exposition
Les stands d’exposition sont situés dans le Hall d’exposition sur l’esplanade du parking et ils offrent aux participants une occasion d’interaction dynamique avec les exposants. Les participants sont donc invités à visiter tous les stands pour découvrir les dernières informations sur les organisations et les firmes pharmaceutiques qui nous appuient. Certains exposants feront des démonstrations dans le Hall d’exposition; ce qui permettra d’ajouter un intérêt supplémentaire à la participation à la conférence. Tous les stands sont indiqués sur le plan d’exposition afin de rendre facile l’identification de chaque stand.
Bureau d’Informations
Un bureau d’informations générales se trouve dans l’aire d’inscription. Il y a des guichets pour les informations spécifiques supplémentaires sur les aires d’exposition.
Des bénévoles seront positionnés sur tout le site de la conférence pour répondre aux préoccupations des participants.
Internet/WiFi
Le Wifi du Centre de Convention de Kigali est disponible gratuitement sur tout le site de la conférence. Si vous avez besoin d’aide pour accéder à Internet avec votre appareil, veuillez contacter le Bureau d’Informations générales.
Interprétation (AN/FR)
Les langues officielles de la conférence sont l’anglais et le français. La traduction simultanée de l’anglais au français et du français vers l’anglais sera offerte dans toutes les salles de sessions.
Si vous souhaitez utiliser le service d’interprétation simultanée, prenez un casque d’écoute avant le début de la session juste à l’entrée de la salle de session concernée. Les participants sont priés de déposer un passeport valide ou 100/ 80 $US en espèces au moment de prendre un casque. Cette somme leur sera retournée lors de la remise du casque. Les participants seront facturés à 100 dollars pour les casques perdus, déposés au mauvais endroit ou endommagés.
Pour éviter la longue attente, vous pouvez vous procurer les casques d’écoute pendant la pause avant le début de la session. Veuillez retourner l’équipement du casque à la fin de chaque session pour vous assurer qu’ils pourront être rechargés et utilisés le lendemain.
Centre de Presse
L’Inscription des médias doit être effectuée au bureau d’inscription consacré aux médias dans la zone d’inscription sur l’esplanade du parking. Les médias accrédités auront un accès total au Centre de Presse situé au rez-de-chaussée
Le Centre de Presse sera ouvert tous les jours du mardi 03 au vendredi 06 décembre 2019 de 07:00 à 19:00.
Le Centre de Presse sera équipé d’ordinateurs et d’imprimantes que les journalistes accrédités pourront utiliser. Les informations sur les conférences de presse et les briefings seront affichées dans le Centre de Presse avec des mises à jour sur les dates et les heures.
Les journalistes qui souhaitent faire des interviews avec les conférenciers bénéficieront d’une assistance au Centre de Presse.
Des informations supplémentaires sur le Centre de Presse et les lieux des conférences de presse seront disponibles dans le Guide des médias qui sera délivré à tous les journalistes accrédités pour la conférence.
Le Salon des personnes séropositives
Le Salon des personnes séropositives est exclusivement offert aux personnes vivant avec le VIH comme un espace de repos, de rafraîchissement, de réseautage et de prise de médicaments. Le Salon des personnes séropositives est situé au centre de convention de Kigali et il est ouvert du mardi 03 décembre au vendredi 06 décembre 2019 de 08:00 à 18:00 et samedi 07 décembre de 8 :00 à 12 :30.
Présentateurs, Orateurs, Présidents et Facilitateurs
La Salle des orateurs est située au rez-de-chaussée (veuillez consulter le plan du site de la conférence).
Tous les orateurs, présidents, modérateurs, facilitateurs et présentateurs sont priés de se rendre à la Faculté immédiatement après inscription pour signer les formulaires de consentement, confirmer la date, l’heure et le lieu de leur communication et recevoir des informations sécuritaires spécifiques concernant leur session.
La Faculté est LE SEUL ENDROIT où les communications sur diapositives peuvent être téléchargées sur le système. Tous les présentateurs sont invités à le faire au moins six heures avant le début de leur session. Les organisateurs ne peuvent pas garantir la projection dans la salle de session si les présentateurs téléchargent leurs diapositives en retard.
Les présentateurs ne pourront pas télécharger leur communication dans la salle de session.
NB: Les orateurs qui ne se présenteront pas 6 heures avant leur présentation seront remplacés.
Heures d’ouverture de la faculté:
| Lundi 02 Décembre | 10:00 – 17:00 |
| Mardi 03 Décembre | 7:00 – 17:00 |
| Mercredi 04 Décembre | 7:00 – 17:00 |
| Jeudi 05 Décembre | 7:00 – 17:00 |
| Vendredi 06 Décembre: | 7:00 – 17:00 |
| Samedi 07 Décembre | 7:00 – 10:00 |
Exposition d’affiches
L’Exposition d’affiches est située sur l’esplanade du parking dans la principale salle d’exposition. Veuillez-vous référer au plan d’exposition pour un aperçu des couleurs qui servent de code d’identification des tracks. Tous les panneaux d’affichage sont numérotés de façon séquentielle pour aider les présentateurs et les visiteurs à trouver l’affiche qu’ils veulent. Il y a quatre sessions d’affiches du mardi au vendredi:
Heures de visite des résumés affichées:
10:15 – 10:45
12:15 – 12:45
14:15 – 14:45
16:15 – 16:45
INSTRUCTIONS POUR LES PRESENTATEURS D’AFFICHES:
Les affiches seront présentées pendant une journée. Pendant les pauses, les présentateurs sont tenus de rester près de leurs affiches pour répondre aux questions et donner des informations complémentaires sur les résultats de leurs études.
L’exposition des affiches aura lieu dans le Hall d’Exposition. Votre panneau d’affichage sera marqué de nouveau numéro d’abstract. Tous les auteurs sont responsables de la fixation et du retrait de leurs propres affiches.
Temps de fixation et de retrait des affiches.
Votre affiche doit être fixée et retirée aux heures suivantes:
L’affiche doit être fixée à 7:30
L’affiche doit être retirée à 18:30
Lorsque vous retirez votre affiche, assurez-vous que vous retirez également tout le matériel de fixation du panneau d’affichage. Le personnel de la conférence retirera toutes les affiches qui ne seront pas retirées à temps. La responsabilité des organisateurs du congrès ne sera pas engagée concernant les affiches ou tout autre matériel laissé dans la zone d’exposition des affiches.
Les auteurs qui font une présentation doivent rester près de leur affiche pendant les temps de pause susmentionnés et uniquement pour une journée.
Sécurité
Le Bureau de la Sécurité se trouve sur place et peut être contacté sur nos lignes d’urgence: A DETERMINER
Pour des raisons de sécurité, l’accès à tous les sites de la conférence sera contrôlé. L’accès aux salles de session et aux Halls d’Exposition du Centre de Convention de Kigali sera uniquement accessible pour les participants inscrits portant des badges de conférence. Dans l’intérêt d’une sécurité personnelle, les participants doivent présenter leurs badges de conférence seulement dans les locaux du Centre de Convention de Kigali.
Ni le Secrétariat de la Conférence, ni aucun de leurs prestataires contractuels, ne sera responsable de la sécurité des articles introduits sur les lieux de la conférence par les participants à la conférence, qu’ils soient inscrits ou non, ni leurs agents, ni leurs contractants, ni leurs visiteurs et/ou toute (s) autre(s) personne (s) quel qu’elles soient. Les participants à la conférence ne doivent ni indemniser, ni tenir les organisateurs, les associés, les sous-traitants, responsables en ce qui concerne tous les frais, les réclamations, les demandes et les dépenses suites à des dommages, à des pertes ou blessures, causés par un acte ou par un manquement du Secretariat de la conférence ou d’une personne représentant le Secretariat de la conférence, leurs contractants ou leurs invités. En outre, les participants à la conférence prendront toutes précautions nécessaires, pour éviter toute perte ou dommage de leurs biens avec une attention particulière sur les téléphones portables, les sacs à main et les équipements informatiques.
Politique Non-fumeur
Il est interdit de fumer partout dans les locaux de la conférence. Si vous fumez à l’extérieur, veuillez respecter l’environnement, les collègues et invités en vous débarrassant correctement des mégots et de tout autre déchet dans les poubelles prévues.
Médias Sociaux
Connectez-vous à ICASA via nos plateformes des médias sociaux et restez connectés aux événements lors de la conférence. Suivez-nous sur Twitter (@ICASA2019Rwanda) « likez » notre page Facebook (ICASA2019Rwanda), et téléchargez l’application mobile de l’évènement (disponible en version IOS pour les appareils Apple) et Play store pour les appareils Android
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